Gemeenten

Klantcase – Stad Harelbeke

Hoe Stad Harelbeke sinds 2020 op afspraak werkt, met een vlotter werkproces en betere...

Klantcase Stad Harelbeke

Rust aan de balie, regie bij de inwoner

Sinds 2020 plannen inwoners van Harelbeke zelf hun afspraak. Medewerkers zien alles op één plek en helpen inwoners vlot verder.

Plan een adviesgesprek

Een Vlaams bestuur uitgelicht

Stad Harelbeke werkt op afspraak

Sinds januari 2020 werkt Stad Harelbeke met Timeblockr. Inwoners plannen zelf hun afspraak via de website van de stad. Medewerkers zien alle afspraken op één plek en helpen inwoners vlot verder.

Elke dag andere vragen aan de balie

Stad Harelbeke ontvangt elke dag inwoners met hun eigen vraag. De een vraagt een rijbewijs aan, de ander doet aangifte van een geboorte. Ook een bezoek aan het intergemeentelijk recyclagepark gaat op afspraak. Van de online afspraak tot de afhandeling aan de balie: een goede klantgeleiding staat voorop.

Drukte en stress vergroten de kans op fouten. Daarom wilde Harelbeke een werkproces dat eenvoudig verloopt, voor medewerkers en voor inwoners.

Alle afspraken op één overzichtelijke plek

Met Timeblockr komen alle afspraken automatisch binnen en staan ze in één overzicht. In een paar klikken is een inwoner aangemeld en kan de medewerker de afspraak afhandelen. Timeblockr ondersteunt de hele klantgeleiding, van de eerste klik tot het gesprek aan de balie. Dat verlaagt de werkdruk voor medewerkers. En inwoners worden sneller en beter geholpen.

Wat Harelbeke gebruikt

Meer dan alleen een afspraak

Naast het afsprakenplatform gebruikt Stad Harelbeke drie onderdelen die de dienstverlening verder versterken.

Inzicht in je afspraken

Met de BI-connector lees je zelf gegevens in uit verschillende bronnen. Zo zie je op basis van feiten waar knelpunten zitten en stuur je gericht bij.

Informatie op schermen

Met narrowcasting zien inwoners in het stadhuis op een scherm wanneer ze aan de beurt zijn. Je stelt zelf uitzendingen samen met nieuws of mededelingen.

Herinnering per sms

Inwoners krijgen kort voor hun afspraak een herinnering per sms. Een sms wordt bijna altijd gelezen, dus minder mensen vergeten hun afspraak.

Wij werken heel prettig met de Timeblockr afspraakplanner. Wij voelen dat er echt meegedacht wordt met ons tijdens het gebruik, maar ook als er een probleem is.

Jenna DeryckereDiensthoofd Burgerzaken, Stad Harelbeke

Werkt op afspraakSinds 2020Inwoners plannen zelf hun afspraak via de website van de stad.

De ervaring van Harelbeke

Vrijgekomen tijd gaat niet verloren

Jenna Deryckere noemt één ding dat Timeblockr volgens haar onderscheidt: als een afspraak eerder klaar is, komt de ingeplande tijd weer vrij. Zo blijft de planning de hele dag efficiënt.

Ook in de stappen voor de inwoner zit slimheid. Wie een afspraak maakt, kiest verplicht hoeveel producten hij aanvraagt. Het aantal kan niet op nul blijven staan. Volgens Jenna voorkomt dat verwarring, vertraging en teleurstelling aan de balie.

Plan een adviesgesprek