Klantcase - D-reizen

Als reisorganisatie begrijpt D-Reizen als geen ander het belang van een efficiënte planning en goed tijdsbeheer. In deze case delen we hoe zij Timeblockr inzetten in hun dagelijkse werkzaamheden en spreken we met winkelmanager Mathie Reinders over hun ervaring met het werken met het afsprakenplatform.

De situatie van D-Reizen voor het gebruik

Voordat D-Reizen met Timeblockr werkte, werden afspraken handmatig bijgehouden in de agenda. Hierbij waren medewerkers zelf verantwoordelijk voor het noteren en beheren van afspraken. Dit is niet alleen tijdrovend, maar ook foutgevoelig. Daarnaast werd er destijds nauwelijks op afspraak gewerkt, waardoor klanten vaak zonder planning binnenkwamen. Dit zorgde voor wisselende drukte in de winkels en maakte het lastig om medewerkers en middelen efficiënt in te zetten. Dus ging D-Reizen op zoek naar een efficiënte oplossing. Dat is Timeblockr geworden.

De uitdagingen en knelpunten van D-Reizen

Het handmatig afwerken van afspraken bracht verschillende uitdagingen met zich mee. Vooral op het gebied van efficiëntie was er veel ruimte voor verbetering. Want zonder een duidelijke planning moeten medewerkers spontaan reageren op drukte in de winkel, wat soms kan leiden tot lange wachttijden en minder persoonlijke aandacht voor klanten. Dit kan ten koste gaan van de klanttevredenheid en resulteert in een minder gestructureerde werkdag. Mathie vertelt dan ook: “We hebben vooral veel meer efficiëntie ingebouwd in onze werkdag. Voor Timeblockr werkten we eigenlijk nauwelijks op afspraak. We weten nu van tevoren welke afspraken gemaakt zijn en daar plannen wij via het platform onze werkdag op in.” We zien dat deze uitdaging veel vaker voorkomt en we proberen inzicht te bieden in hoe het anders kan, want goede persoonlijke aandacht voor klanten is uiteindelijk het allerbelangrijkste.

De implementatie van het afsprakenplatform

De overstap naar Timeblockr verliep goed en zonder obstakels. Naarmate de tijd vordert, haal je steeds meer uit de functionaliteiten van het afsprakenplatform. Zo vertelt Mathie: “Inmiddels hebben we veel positieve wijzigingen doorgevoerd. Bijvoorbeeld dat we zelf de roosters niet meer hoeven in te vullen en dat het plannen van afspraken op winkel is en niet op medewerker.” Dit zorgt voor een betere spreiding van afspraken en maakt het eenvoudiger om personeel optimaal in te zetten. Je kunt dus met Timeblockr simpel beginnen en steeds verder uitbreiden in je wensen en functionaliteiten. Zo werkt het platform voor elke organisatie.

“Sinds de coronaperiode werken we steeds meer op afspraak en is Timeblockr echt een uitkomst.”
Mathie Reinders, winkelmanager D-Reizen

De impact van Timeblockr op de organisatie van D-Reizen

Sinds de coronaperiode werkt D-Reizen dus steeds vaker op afspraak, en in deze verandering speelt Timeblockr een cruciale rol. Waar voorheen klanten op willekeurige momenten binnenkwamen, kunnen medewerkers nu efficiënter hun werkdag inrichten. “We merken echt verschil in tijd en resultaat, we weten welke afspraken zijn ingepland en werken dit zeer efficiënt af.”

Het gebruik van een afsprakenplatform leidt niet alleen tot een professionelere werkwijze, maar ook tot een betere ervaring voor de klant. Medewerkers kunnen zich beter voorbereiden op het bezoek van klanten, waarbij je ook van tevoren informatie kunt opvragen over waar de klant naar op zoek is. Het platform Timeblockr kiest automatisch de afspraak bij de medewerker met de juiste expertise die aansluit bij de behoefte van de klant. Dit draagt bij aan een hogere klanttevredenheid en een professionelere werkwijze. Klanten krijgen ook van tevoren een notificatie via e-mail en sms, zodat het no-show percentage aanzienlijk vermindert. Na afloop van de afspraak wordt alle afspraakdata opgeslagen in een dossier. Zo kan bij een volgende afspraak de informatie van een eerdere afspraak worden opgehaald, wat de efficiëntie van de nieuwe afspraak verbetert.

Wat wordt het meest gewaardeerd aan Timeblockr?

Een van de grootste pluspunten van Timeblockr is het overzicht dat het biedt. “Medewerkers kunnen eenvoudig zien welke afspraken er op een dag gepland staan, zowel die ze zelf hebben ingevoerd als die door klanten zijn gemaakt,” vertelt Mathie. Dit zorgt voor duidelijkheid en voorkomt verrassingen gedurende de dag. Daarnaast helpt het platform bij een gestructureerde werkwijze, waardoor medewerkers zich beter kunnen voorbereiden en klanten efficiënter geholpen worden. “We hebben nu echt duidelijkheid wat je deze dag kan verwachten.”

Wie werken er met Timeblockr in de praktijk?

Bij D-Reizen maken de medewerkers in de winkels dagelijks gebruik van het platform. Zij ervaren het als een waardevolle toevoeging aan hun werkproces, omdat het hen helpt om hun tijd efficiënter in te delen en optimaal voorbereid te zijn op afspraken. Je kunt Timeblockr ook inzetten om spreekruimtes of andere middelen in te boeken. Allemaal gekoppeld aan bepaalde typen afspraken en aanwezige medewerkers. Zo heb je nooit dubbele boekingen.

Kunnen wij jou ook helpen?

Ben je nieuwsgierig naar hoe wij jou kunnen helpen, heb je vragen of ben je benieuwd wat ons platform voor jouw situatie kost? Plan dan een vrijblijvend adviesgesprek in. Dan vertellen we je alles over wat Timeblockr voor jouw organisatie kan betekenen.